Diário Contabilístico: O Caderno da Contabilidade na Era Digital
Introdução
Muitos contabilistas, mesmo depois da formação, enfrentam uma grande barreira ao iniciar o uso de softwares de contabilidade no mercado. Um dos principais motivos é a dificuldade em compreender, na prática, o papel e o uso dos diários contabilísticos. A realidade do software, como o Primavera ou o Odoo, apresenta ambientes diferentes daquele visto em sala de aula. Neste artigo, vamos esclarecer o que é o diário, sua importância e como ele é tratado em diferentes sistemas, especialmente nos mais atualizados.
O que é um Diário Contabilístico?
Em termos simples, o diário contabilístico é um livro (ou caderno) onde se registam todas as operações financeiras e económicas de uma empresa, de forma organizada por tipo de operação (vendas, compras, banco, caixa, etc.).
✍🏽 Pensando de forma antiga…
Antigamente, esse registo era feito em cadernos físicos, onde cada caderno tinha uma finalidade específica:
• Caderno de Compras
• Caderno de Vendas
• Caderno de Caixa
• Caderno de Fornecedores
• Caderno do Banco
A função continua a mesma até hoje, só que agora de forma digital.
O Diário como Livro de Registo
O diário continua a ser, em essência, um livro obrigatório onde se registam as operações da empresa, obedecendo à ordem cronológica e respeitando os princípios da contabilidade.
Mas, nos softwares modernos, este “livro” aparece sob diferentes nomes e funcionalidades, conforme a tecnologia empregue:
No Primavera:
• O utilizador deve escolher obrigatoriamente um diário antes de iniciar qualquer lançamento.
• Exemplo: para lançar uma compra, deve usar o Diário de Compras (DC).
• Além disso, o sistema pode exigir a escolha de um documento de suporte para validar o lançamento.
• Cada diário já vem configurado com contas específicas associadas (contas de compras, fornecedores, etc.).
No Odoo:
• O conceito de diário existe, mas vem integrado como módulo funcional:
• Módulo de Compras → equivalente ao Diário de Compras
• Módulo de Tesouraria → equivalente ao Diário Bancário e Diário de Caixa
• O sistema reconhece o tipo de operação e aponta automaticamente para o diário certo.
• Os menus são mais intuitivos: em vez de “Diário DC”, o contabilista navega por “Compras”, “Vendas”, “Banco”, “Caixa”, etc.
• Os documentos podem ser gerados de forma automática (por exemplo, uma fatura de compra já lança no diário correspondente).
Diferença entre Diário e Documento
• O diário é o livro onde se faz o registo da operação.
• O documento (fatura, recibo, guia, etc.) é a prova ou base legal do que foi registado.
Em alguns sistemas, como o Primavera, é necessário indicar o número e tipo do documento antes de lançar.
Em outros, como o Odoo, o documento pode ser gerado automaticamente, sem intervenção manual, desde que o fluxo esteja bem configurado.
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