Entre estudantes e até mesmo profissionais experientes de contabilidade, é comum surgir a dúvida: a fatura pró-forma deve ser registada na contabilidade?

A fatura pró-forma é apenas um documento informativo, utilizado para simular ou antecipar valores de uma futura transação comercial. Ela não representa uma venda efetiva, nem um compromisso financeiro entre as partes.

Em termos técnicos, a contabilidade é a ciência que estuda, controla e interpreta o patrimônio das entidades — ou seja, os bens, direitos e obrigações que compõem a sua posição económica e financeira.

Assim, se um documento não gera qualquer alteração patrimonial, ele não deve ser objeto de registo contabilístico.

A fatura pró-forma não comprova a entrega de bens nem a prestação de serviços, tampouco confirma o recebimento ou pagamento de valores.

Portanto, não há movimentação real de ativos, passivos ou resultados.

Se não há impacto no patrimônio, não há razão técnica para a contabilidade proceder ao seu registo.

Registrar uma fatura pró-forma seria distorcer a realidade patrimonial e comprometer a fidedignidade da informação financeira, princípio basilar da contabilidade.

No entanto, pode ocorrer uma situação específica: o pagamento antecipado com base em uma fatura pró-forma.

Neste caso, é importante compreender que o que deve ser registado não é a fatura pró-forma em si, mas sim a movimentação financeira relacionada ao adiantamento.

O pagamento efetuado constitui um adiantamento ao fornecedor, o que implica um lançamento contabilístico legítimo.

O registo deve refletir a saída de valores da conta bancária e o reconhecimento do adiantamento como ativo da empresa:

Esse lançamento demonstra que houve movimentação de dinheiro, ainda que não tenha havido entrega efetiva de mercadorias ou serviços.

Embora seja possível efetuar adiantamentos baseados em faturas pró-forma, não se recomenda essa prática de forma rotineira.

Realizar pagamentos antes da emissão de uma fatura definitiva pode dificultar a reconciliação bancária e comprometer a transparência das operações.

O ideal é que os adiantamentos sejam formalizados com documentos comerciais válidos (contrato, nota de encomenda ou fatura definitiva), garantindo assim maior segurança jurídica e contabilística.

De acordo com a IAS 1, as demonstrações financeiras devem representar fielmente as transações e eventos econômicos.

Só devem ser reconhecidas operações que realmente ocorreram e afetam o patrimônio.

Assim, uma fatura pró-forma não deve ser registada, pois não cumpre o critério de reconhecimento estabelecido pela norma: não há probabilidade de entrada ou saída de benefícios econômicos, nem mensuração fiável.

Registrar uma fatura pró-forma violaria o princípio da representação fidedigna (IAS 1, §15), que exige que apenas transações reais e comprovadas sejam incluídas nas demonstrações financeiras.

A fatura pró-forma não se regista na contabilidade porque não representa uma operação real que altere o patrimônio da empresa.

O seu papel é meramente informativo e não tem valor fiscal nem contabilístico.

O único registo admissível ocorre quando há movimentação financeira (como adiantamento), e neste caso o lançamento deve ser feito pelas contas correspondentes ao fluxo de caixa e fornecedores, nunca pela pró-forma em si.

Uma boa prática contábil é evitar pagamentos com base em pró-formas, mantendo o controlo e a coerência dos registos financeiros, o que assegura transparência, rastreabilidade e conformidade fiscal.

- Normas Internacionais de Contabilidade (IAS/IFRS) — IAS 1 e IAS 37

- Plano Geral de Contabilidade de Angola (PGC)

Salvador Pedro Andrade Quimuanga é Contabilista e Profissional de Finanças, com mais de 8 anos de experiência em contabilidade, fiscalidade e gestão de recursos humanos. Membro certificado da OCPCA, dedica-se a partilhar conhecimento e promover a educação financeira em Angola.