Aprenda reconciliação bancária sem precisar do Auxílio do Excel.

Ao longo do tempo, tenho observado muitos profissionais utilizarem o Excel para tudo — inclusive para reconciliação bancária.

Sinceramente, nunca compreendi essa prática. Afinal, se o objetivo é apenas conferir as movimentações bancárias, o uso do Excel não é necessário.

Na verdade, qualquer reconciliação bancária que dependa do Excel revela três possíveis situações:

1. O sistema (ERP) de gestão é incompleto;

2. A equipa financeira não está devidamente organizada; ou

3. Há falta de estrutura e controlo no departamento financeiro.

A importância dos sistemas integrados

Com os avanços tecnológicos, é fundamental que empresários e profissionais optem por sistemas de gestão devidamente integrados,

pois estes oferecem maior segurança, eficiência e fiabilidade nos registos, desde que sejam corretamente configurados.

O que é Reconciliação Bancária?

A reconciliação bancária é um processo de controlo interno que consiste em comparar e validar as entradas e saídas bancárias,

assegurando que os saldos registados na contabilidade estão em conformidade com os saldos do banco.

Com base nessa definição, surge uma questão simples: por que seria necessário o uso do Excel para este processo?

Percebe o ponto?

Se o departamento financeiro estiver devidamente estruturado e organizado, a reconciliação bancária será simples, direta e eficiente — sem necessidade de recorrer ao Excel ou a qualquer “martelo” manual.

Estrutura Ideal do Departamento Financeiro

Para garantir uma reconciliação bancária bem elaborada e sem falhas, o departamento financeiro deve obedecer a uma estrutura funcional clara:

- Tesoureiro ou Financeiro: responsável pelas (Entradas e Saídas de dinheiro) "este é o que efectua os pagamentos"

- Técnico de Contabilidade: responsável pelos registos contabilísticos das movimentações patrimoniais.

Essa divisão de tarefas evita sobrecarga de trabalho, define responsabilidades e assegura a organização e rastreabilidade das operações.

Cronograma Operacional Recomendado

1. Registo dos recebimentos:

Todos os recebimentos devem ser registados no momento em que ocorrem e reconciliados no final do dia corrente.

2. Registo dos pagamentos:

- Nunca efetuar pagamentos com base em faturas pró-forma;

- Todo pagamento deve referir-se a uma fatura oficial;

- No momento da transferência, incluir na descrição bancária o número da fatura e o nome da empresa em questão;

- Após o pagamento, anexar o comprovante à fatura, enviar ao fornecedor e solicitar o recibo;

- Assim que o recibo for recebido em poucos minutos, entregar ao contabilista para lançamento imediato na contabilidade, usando a mesma descrição do movimento bancário;

- Se houver vários pagamentos, o registo deve seguir a sequência cronológica das operações.

3. Registo de descontos e encargos bancários:

O contabilista deve receber extratos bancários diários, a fim de proceder aos registos de juros, comissões e outros débitos automáticos.

Organização dos Arquivos Contabilísticos

Os documentos devem ser arquivados de acordo com a ordem das movimentações bancárias, garantindo que:

- A auditoria se torne mais simples e transparente;

- O fluxo de trabalho seja facilmente compreendido;

- As reconciliações futuras sejam rápidas e confiáveis.

Execução da Reconciliação Bancária

Com o sistema organizado, a reconciliação torna-se um processo prático:

1. Obtenha o extrato bancário e o extrato contabilístico do mesmo período;

2. Compare linha a linha as descrições das operações;

3. Marque com um simples visto (a lápis, por exemplo) os movimentos que correspondem entre banco e contabilidade.

Em poucas horas, todo o processo estará concluído — sem necessidade de Excel, sem inteligência artificial e sem complicações.

Conclusão

A reconciliação bancária é, acima de tudo, uma questão de organização e método.

Um departamento financeiro estruturado, com processos claros e sistemas integrados, dispensa completamente o uso do Excel para esta tarefa.

Mais do que uma ferramenta tecnológica, o que garante eficiência é a disciplina e a clareza dos procedimentos internos.

Sobre o Autor:

Salvador Pedro Andrade Quimuanga é Contabilista e Profissional de Finanças, com mais de 8 anos de experiência em contabilidade, fiscalidade e gestão de recursos humanos. Membro certificado da OCPCA, dedica-se a partilhar conhecimento e promover a educação financeira em Angola.