Aprenda reconciliação bancária sem precisar do Auxílio do Excel.
Ao longo do tempo, tenho observado muitos profissionais utilizarem o Excel para tudo — inclusive para reconciliação bancária.
Sinceramente, nunca compreendi essa prática. Afinal, se o objetivo é apenas conferir as movimentações bancárias, o uso do Excel não é necessário.
Na verdade, qualquer reconciliação bancária que dependa do Excel revela três possíveis situações:
1. O sistema (ERP) de gestão é incompleto;
2. A equipa financeira não está devidamente organizada; ou
3. Há falta de estrutura e controlo no departamento financeiro.
A importância dos sistemas integrados
Com os avanços tecnológicos, é fundamental que empresários e profissionais optem por sistemas de gestão devidamente integrados,
pois estes oferecem maior segurança, eficiência e fiabilidade nos registos, desde que sejam corretamente configurados.
O que é Reconciliação Bancária?
A reconciliação bancária é um processo de controlo interno que consiste em comparar e validar as entradas e saídas bancárias,
assegurando que os saldos registados na contabilidade estão em conformidade com os saldos do banco.
Com base nessa definição, surge uma questão simples: por que seria necessário o uso do Excel para este processo?
Percebe o ponto?
Se o departamento financeiro estiver devidamente estruturado e organizado, a reconciliação bancária será simples, direta e eficiente — sem necessidade de recorrer ao Excel ou a qualquer “martelo” manual.
Estrutura Ideal do Departamento Financeiro
Para garantir uma reconciliação bancária bem elaborada e sem falhas, o departamento financeiro deve obedecer a uma estrutura funcional clara:
- Tesoureiro ou Financeiro: responsável pelas (Entradas e Saídas de dinheiro) "este é o que efectua os pagamentos"
- Técnico de Contabilidade: responsável pelos registos contabilísticos das movimentações patrimoniais.
Essa divisão de tarefas evita sobrecarga de trabalho, define responsabilidades e assegura a organização e rastreabilidade das operações.
Cronograma Operacional Recomendado
1. Registo dos recebimentos:
Todos os recebimentos devem ser registados no momento em que ocorrem e reconciliados no final do dia corrente.
2. Registo dos pagamentos:
- Nunca efetuar pagamentos com base em faturas pró-forma;
- Todo pagamento deve referir-se a uma fatura oficial;
- No momento da transferência, incluir na descrição bancária o número da fatura e o nome da empresa em questão;
- Após o pagamento, anexar o comprovante à fatura, enviar ao fornecedor e solicitar o recibo;
- Assim que o recibo for recebido em poucos minutos, entregar ao contabilista para lançamento imediato na contabilidade, usando a mesma descrição do movimento bancário;
- Se houver vários pagamentos, o registo deve seguir a sequência cronológica das operações.
3. Registo de descontos e encargos bancários:
O contabilista deve receber extratos bancários diários, a fim de proceder aos registos de juros, comissões e outros débitos automáticos.
Organização dos Arquivos Contabilísticos
Os documentos devem ser arquivados de acordo com a ordem das movimentações bancárias, garantindo que:
- A auditoria se torne mais simples e transparente;
- O fluxo de trabalho seja facilmente compreendido;
- As reconciliações futuras sejam rápidas e confiáveis.
Execução da Reconciliação Bancária
Com o sistema organizado, a reconciliação torna-se um processo prático:
1. Obtenha o extrato bancário e o extrato contabilístico do mesmo período;
2. Compare linha a linha as descrições das operações;
3. Marque com um simples visto (a lápis, por exemplo) os movimentos que correspondem entre banco e contabilidade.
Em poucas horas, todo o processo estará concluído — sem necessidade de Excel, sem inteligência artificial e sem complicações.
Conclusão
A reconciliação bancária é, acima de tudo, uma questão de organização e método.
Um departamento financeiro estruturado, com processos claros e sistemas integrados, dispensa completamente o uso do Excel para esta tarefa.
Mais do que uma ferramenta tecnológica, o que garante eficiência é a disciplina e a clareza dos procedimentos internos.
Sobre o Autor:
Salvador Pedro Andrade Quimuanga é Contabilista e Profissional de Finanças, com mais de 8 anos de experiência em contabilidade, fiscalidade e gestão de recursos humanos. Membro certificado da OCPCA, dedica-se a partilhar conhecimento e promover a educação financeira em Angola.
