O que é a Tesouraria e Qual o Seu Impacto na Contabilidade das Empresas
É muito comum ouvir-se falar sobre a importância da contabilidade nas empresas. Pequenas, médias e grandes organizações reconhecem — pelo menos em teoria — que a contabilidade é essencial para controlar resultados, cumprir obrigações fiscais e apoiar a tomada de decisões.
No entanto, existe um detalhe crítico que muitos empresários ignoram: não existe contabilidade fiável sem uma tesouraria organizada.
Muitas pequenas e médias empresas acabam por não estruturar devidamente o seu setor financeiro, alegando falta de recursos para manter uma equipa ou departamento. Como consequência, negligenciam a tesouraria — e é aí que começam os problemas invisíveis que, mais tarde, se transformam em prejuízos, multas fiscais, desorganização financeira e decisões erradas.
A verdade é simples e direta: nenhuma empresa no mundo consegue ter uma contabilidade real, confiável e útil para gestão se não tiver uma tesouraria bem estruturada.
O que é, afinal, a Tesouraria?
A tesouraria é o coração financeiro da empresa. É o setor responsável por controlar tudo o que entra e tudo o que sai em termos de dinheiro.
É na tesouraria que se faz o controlo de entradas de dinheiro, saídas de dinheiro, saldos de caixa e bancos, fluxo de caixa e liquidez da empresa.
A tesouraria responde a perguntas vitais como: temos dinheiro disponível hoje? Conseguimos pagar os compromissos desta semana? Vamos ter dificuldades no próximo mês? Estamos a vender muito, mas a receber pouco?
Sem essas respostas, o empresário anda às cegas.
Tesouraria e Contabilidade: Quem vem primeiro?
Existe um erro muito comum: achar que a contabilidade controla o dinheiro da empresa. Não. Quem controla o dinheiro é a tesouraria. A contabilidade vem depois, para registar e organizar as informações financeiras.
A ordem correta é: primeiro tesouraria, depois contabilidade. Primeiro o dinheiro entra ou sai. Depois o contabilista regista esse facto económico.
Se a tesouraria falhar, a contabilidade vai trabalhar com dados incompletos, errados ou inexistentes.
Exemplo prático: Compra de um produto ou serviço
Situação: A empresa vai comprar um serviço ou produto.
1. Proforma (ou orçamento): Antes de comprar, a empresa solicita uma proforma ao fornecedor para saber o preço, analisar condições e aprovar internamente a compra.
2. Fatura: Após a confirmação da compra, o fornecedor emite a fatura. A tesouraria deve conferir valores, verificar se o serviço ou produto foi recebido e autorizar o pagamento.
3. Pagamento: A empresa efetua o pagamento por transferência, depósito, cheque ou outro meio autorizado. Aqui nasce um registo obrigatório na tesouraria.
4. Comprovativo de pagamento: Deve-se guardar o comprovativo bancário e, se aplicável, o recibo do fornecedor.
5. Extrato bancário: A tesouraria confirma no extrato que o valor realmente saiu da conta, realizando a reconciliação bancária.
6. Organização do processo: Todos os documentos devem ser organizados juntos (proforma, fatura, comprovativo, recibo e extrato). Só depois disso o processo está completo.
E onde entra a Contabilidade?
Depois do processo estar organizado pela tesouraria, ele é enviado para a contabilidade. O contabilista vai registar a despesa, classificar corretamente, verificar impostos e reconciliar com o extrato bancário, o fluxo de caixa e os documentos físicos.
Se faltar um documento, a contabilidade perde qualidade.
O impacto direto da Tesouraria na Contabilidade
Quando a tesouraria é fraca ou desorganizada, surgem problemas como pagamentos sem fatura, faturas sem comprovativo, diferenças bancárias inexplicáveis, despesas não registadas, multas fiscais e relatórios financeiros irreais.
Resultado: a contabilidade deixa de ser uma ferramenta de gestão e vira apenas um cumprimento fiscal cheio de erros.
A Importância do Arquivo Organizado
Um dos maiores aliados da boa tesouraria é o arquivo financeiro organizado. Organizar documentos não é burocracia — é proteção da empresa.
Como organizar o arquivo financeiro: separar por tipo de operação, como arquivo de vendas, compras, impostos e bancos, cada um contendo seus documentos de suporte e comprovativos.
Isso facilita o trabalho da contabilidade, auditorias, inspeções fiscais, controlo interno e tomada de decisões.
Tesouraria bem feita = Decisões inteligentes
Quando a tesouraria é bem estruturada, o empresário sabe quanto tem em caixa, quanto vai receber, quanto precisa pagar, se pode investir ou se deve reduzir custos.
Sem tesouraria, a empresa apenas sobrevive. Com tesouraria, a empresa planeia, cresce e lucra com consciência.
Pequenas e Médias Empresas: Não é luxo, é necessidade
Muitos empreendedores dizem que ainda são pequenos e não precisam disso. Na verdade, é justamente por serem pequenos que mais precisam de controlo.
Se não há capacidade para montar um departamento interno, a solução é buscar formação e orientação especializada.
Conclusão
A tesouraria é a base da organização financeira. A contabilidade depende diretamente da qualidade das informações que vêm dela.
Sem tesouraria organizada, a contabilidade falha, a gestão falha e a empresa perde dinheiro sem perceber. Mas quando a tesouraria funciona bem, a contabilidade torna-se fiável, os relatórios refletem a realidade e o empresário decide com segurança.
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