Este artigo é a sequência da matéria "Como Registrar os Custos Não Documentados e Indevidamente Documentados na Contabilidade: Tratamento Fiscal e Prática Contábil". Para entender o teor desta matéria, recomendamos que clique e leia primeiro o artigo anterior, para depois retroceder até aqui e dar sequência para compreender perfeitamente do que se está a tratar. Esta é uma questão extremamente interessante que, à primeira vista, parece simples e superficial, mas carece de uma devida e profunda atenção técnica. Clique aqui
O Ponto de Partida: A Função da Contabilidade e o PGC
Sim, os custos devem ser registados por natureza e, partindo do princípio básico de que a contabilidade precisa oferecer informações claras e tempestivas para facilitar a tomada de decisões, surge aqui um ponto fulcral: o Plano Geral de Contabilidade (PGC) em Angola, não prevê expressamente "custos não documentados" ou "custos indevidamente documentados", razão pela qual não possui contas específicas predefinidas para o efeito.
A inclusão destes custos diretamente nas contas de natureza — quer na conta principal, quer em subcontas criadas pelo profissional — pode resultar numa divergência relevante no reporte das informações posteriormente, veja:
O Conflito: Balancete / D.R Contábil vs. D.R Fiscal (Declaração Modelo 1)
Vejamos como esta divergência se materializa na prática:
Após o fecho de contas, ao transpor as informações para a Declaração Modelo 1 do Imposto Industrial, o profissional devesse preencher os quadros fiscais em conformidade com o que está registado nas devidas contas do balancete.
No entanto, o Código do Imposto Industrial (Artigo 17.º da Lei n.º 19/14) estabelece rigorosamente que os custos não documentados e indevidamente documentados não são aceites como custos dedutíveis para efeitos de apuramento da matéria colectável, ficando ainda sujeitos a Tributação Autónoma (de 2% e 4%, respetivamente).
Aí surge o nó górdio:
- Haverá a necessidade de separar rigorosamente os custos não aceites dos custos aceites.
- A informação apresentada na Demonstração dos Resultados (DR) Contábil vai entrar em conflito com a DR Fiscal (na Modelo 1).
- As informações deixam de estar em estrita conformidade e alinhamento direto entre o Balancete e a Declaração Fiscal, gerando ruído nas reconciliações fiscais.
A Alternativa Comum: O Registo em Contas Autónomas (Ex.: Conta 75.8)
Por outro lado, existe uma prática muito comum no mercado que consiste no registo destes custos em contas autónomas criadas especificamente para esse fim, sendo recorrente o uso da subconta 75.8 – Outros Custos e Perdas (ou no grupo de Outros Fornecimentos e Serviços).
Análise deste processo:
Do ponto de vista fiscal: Este método não oferece resistência nem complicação diante da preenchimento da Modelo 1, pois todos os custos não aceites já se encontram isolados numa única rubrica de fácil identificação para o acréscimo ao lucro tributável.
Do ponto de vista contábil: Por outro lado, esta abordagem viola o princípio da contabilização dos custos por natureza. Além disso, não é devidamente informativa, contrariando a essência da contabilidade de prestar informações que facilitem a tomada de decisão, uma vez que acumula e mistura gastos de várias naturezas distintas (como energia, combustíveis, comunicações ou transportes) apenas por partilharem a mesma condição de irregularidade documental.
Análise Comparativa: Prós e Contras das Abordagens
Para ajudar na escolha da melhor prática para a sua realidade organizacional, sintetizamos os prós e contras das duas grandes abordagens:
Opção A: Desdobramento por Subcontas de Natureza (Ex.: 75.212001 / 75.212002 / 75.212003)
Prós:
Preserva a essência econômica da transação e o princípio da natureza dos custos.
Mantém a utilidade analítica para a gestão do negócio (sabe-se exatamente quanto se gastou no determinado custo, etc.).
Permite auditar a eficiência da gestão documental da empresa por cada departamento ou tipo de despesa.
Contras:
Exige maior detalhe e rigor no plano de contas.
Gera discrepância visual entre as rubricas de custos da DR Contábil e a DR Fiscal apresentada no Quadro 07 da Modelo 1, exigindo um mapa de reconciliação fiscal bem estruturado.
Opção B: Agrupamento em Conta Autónoma / Genérica (Ex.: Subconta da 75.8)
Prós:
Facilita a extração rápida dos valores para o preenchimento da Declaração Modelo 1 e apuramento das Tributações Autónomas.
Simplifica o trabalho do contabilista no momento de isolar o montante total a acrescer na matéria colectável.
Contras:
Viola o princípio contábil da classificação dos custos por natureza.
Oculta a real composição dos custos operacionais da empresa, distorcendo a análise de desempenho por área econômica.
Prejudica a tomada de decisão da gestão por falta de informação detalhada no Balancete.
Conclusão e Recomendação Técnica
Diante dos prós e contras apresentados, fica evidente que a única isenta de cedências é:
A escolha do método do registo dos custos por natureza: a prioridade deve ser a utilidade da informação para a gestão, deve prevalecer o registo por natureza especificamente identificadas, e evitar a aquisição de produtos e serviços em fornecedores que não emitem documentos fiscais ou em inconformidade fiscal, excluindo assim a possibilidade de conflitos informativos e fiscais, e a busca de soluções secundarias.
Mas se a prioridade for a simplicidade e o cumprimento estritamente fiscal de fecho de contas, o isolamento em contas autónomas continuará a ser a prática escolhida por muitos profissionais.
O fundamental é que o profissional de contabilidade domine o impacto de cada escolha, garantindo sempre a rasteirabilidade dos dados e a devida Reconciliação Fiscal entre a Contabilidade e a Fiscalidade.
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