Há algum tempo, publicámos uma matéria sobre reconciliação bancária. Nesta segunda parte, decidimos retomar o tema com maior detalhe, procurando apresentar não apenas o conceito, mas sobretudo a lógica operacional que está por detrás de uma reconciliação bancária bem estruturada.
Nos dias de hoje, com o avanço tecnológico, existem diversas formas automatizadas de realizar a reconciliação bancária de maneira mais rápida e eficiente. Muitos softwares de gestão financeira e contabilística já possuem mecanismos que permitem importar movimentos bancários, cruzar informações e identificar diferenças entre os registos da empresa e os movimentos constantes do banco.
Contudo, neste artigo queremos voltar ao modelo tradicional: aquela reconciliação bancária feita antes da existência dos softwares inteligentes e dos processos automatizados.
E há uma razão para isso.
Antes de qualquer ferramenta, existia um processo. E, muitas vezes, é precisamente a ausência desse processo que leva uma empresa a depender excessivamente de ferramentas para conseguir controlar aquilo que deveria estar organizado na origem.
A reconciliação bancária começa na organização
É cada vez mais comum encontrarmos especialistas e técnicos a ministrarem formações específicas sobre reconciliação bancária e, em alguns casos, a comercializarem posteriormente planilhas de Excel próprias para esse efeito.
Para nós, enquanto profissionais, esta abordagem merece alguma reflexão.
A reconciliação bancária não deve ser encarada simplesmente como uma técnica que alguém aprende num curso e depois executa através de uma determinada planilha.
A reconciliação bancária é, antes de tudo, uma consequência da organização operacional da empresa.
A forma como a equipa está estruturada, a forma como os documentos circulam, a forma como os pagamentos são autorizados, registados e arquivados e, principalmente, o rigor com que as operações financeiras são registadas determinam a facilidade — ou a dificuldade — de realizar uma reconciliação bancária.
Quando existe uma estrutura operacional devidamente organizada, a reconciliação deixa de ser um problema.
Ela passa a ser uma consequência natural do processo.
É por isso que entendemos que o principal instrumento da reconciliação bancária tradicional não é o Excel.
É a organização.
Quem deve controlar os movimentos financeiros?
Numa empresa devidamente departamentalizada, é importante distinguir as responsabilidades.
A tesouraria é responsável pelo controlo operacional dos fluxos financeiros: aquilo que entra e aquilo que sai. É o tesoureiro quem acompanha os pagamentos, os recebimentos, os saldos disponíveis e os movimentos realizados através das contas bancárias da empresa.
Consequentemente, deve ser possível justificar cada movimento.
Se entrou dinheiro, é necessário saber quanto entrou, de onde veio e porquê.
Se saiu dinheiro, é necessário saber quanto saiu, para quem foi, porquê e qual documento suporta essa operação.
Por essa razão, o tesoureiro precisa de manter os seus registos financeiros devidamente alinhados com os movimentos bancários.
Em empresas que utilizam sistemas de gestão financeira ou ERP, esta lógica pode estar incorporada num módulo de tesouraria. Os movimentos registados na tesouraria devem corresponder aos movimentos realizados através das contas bancárias.
O banco apresenta o movimento.
A tesouraria identifica e justifica o movimento.
A contabilidade regista e trata contabilisticamente a operação.
E, posteriormente, a informação deve ser confrontada para confirmar que existe correspondência entre aquilo que efetivamente aconteceu e aquilo que foi registado.
O primeiro princípio: não adiar o registo
Um dos maiores problemas encontrados nas pequenas e médias empresas é o adiamento do registo das operações financeiras.
O tesoureiro realiza vários pagamentos durante o dia e decide deixar os documentos acumulados para registar posteriormente.
Passam-se dois, três, cinco ou dez dias.
Os documentos começam a acumular-se.
Alguns comprovativos misturam-se com outros documentos.
Algumas faturas deixam de estar imediatamente associadas aos respectivos pagamentos.
E, quando chega o momento de confrontar a informação com o extrato bancário, surge o problema.
É neste momento que começa a procura por planilhas de Excel, mapas auxiliares e outros instrumentos destinados a “organizar” aquilo que deveria ter sido organizado desde o início.
Este é o caminho errado.
Nenhuma operação financeira deve ser registada tardiamente sem uma razão operacional válida.
Se hoje é dia 1 e a empresa efetuou um pagamento à Unitel referente à fatura n.º 005, o pagamento deve ser registado no próprio dia, obedecendo à sequência em que as operações foram realizadas.
Pagou-se a fatura A? Regista-se a fatura A.
Pagou-se a fatura B? Regista-se a fatura B.
Pagou-se a fatura C? Regista-se a fatura C.
E assim sucessivamente.
O princípio é simples:
a operação deve ser registada o mais próximo possível do momento em que ocorre.
A sequência é uma ferramenta de controlo
Imagine-se que, durante o dia, foram realizados três pagamentos:
· Fatura A;
· Fatura B;
· Fatura C.
O ideal é que o registo financeiro siga a mesma sequência:
A → B → C.
E que o arquivo documental siga também essa lógica:
A → B → C.
Desta forma, quando analisamos o extrato bancário, conseguimos acompanhar os movimentos de forma sequencial.
Quando consultamos o registo financeiro, encontramos a mesma sequência.
Quando consultamos os documentos arquivados, encontramos novamente a mesma sequência.
É exatamente aqui que percebemos a força do modelo tradicional.
Não precisamos necessariamente de uma ferramenta sofisticada para descobrir o que aconteceu.
O próprio processo operacional conta a história da operação.
A identificação da fatura é indispensável
Existe ainda um detalhe extremamente importante: a identificação da fatura no momento do pagamento.
Vejamos um exemplo simples.
A empresa precisa de pagar à Unitel a fatura n.º 005, referente a serviços de comunicação.
Ao realizar o pagamento através do Internet Banking, é possível utilizar o campo de descrição para identificar claramente a operação.
Em vez de deixar simplesmente uma descrição genérica, podemos utilizar uma referência como:
UNITEL – FT 005 – COMUNICAÇÃO
Esta pequena prática melhora significativamente o controlo.
Quando o extrato bancário for consultado posteriormente, não teremos apenas um movimento de saída de dinheiro.
Teremos uma referência que nos permite compreender imediatamente a natureza da operação.
Durante uma auditoria, por exemplo, o procedimento torna-se muito mais simples.
O auditor identifica o movimento no extrato bancário.
Encontra a referência da Unitel e da fatura n.º 005.
Depois procura a fatura correspondente no arquivo.
Confirma o valor.
Confirma a data.
Confirma o comprovativo bancário.
E verifica o recibo de pagamento.
A operação está documentada.
Por que defendemos o uso do Internet Banking?
É também por esta razão que entendemos que as empresas devem utilizar cada vez mais o Internet Banking como ferramenta de controlo e rastreabilidade das operações financeiras.
Não estamos a afirmar que todos os pagamentos realizados por cartão ou através de TPA sejam incorretos. A questão é outra: a empresa deve privilegiar mecanismos que permitam identificar, rastrear e documentar claramente cada operação.
O Internet Banking oferece, em muitos casos, maior capacidade de identificação das operações e permite inserir referências ou descrições associadas aos pagamentos.
Isso facilita o acompanhamento posterior dos movimentos.
Por exemplo:
UNITEL – FT 005 – COMUNICAÇÃO
é uma informação muito mais útil para controlo do que simplesmente:
Pagamento Unitel
Quanto mais clara for a informação na origem, menor será o trabalho necessário para identificar a operação posteriormente.
A documentação também deve seguir uma sequência
Não basta organizar os pagamentos.
É necessário organizar também os documentos.
Imagine que temos:
· Fatura da Unitel n.º 005;
· Comprovativo do pagamento;
· Recibo correspondente.
Esses documentos devem permanecer associados.
A fatura, o comprovativo bancário e o recibo devem fazer parte do mesmo processo documental.
O arquivamento deve seguir uma lógica que permita localizar rapidamente a documentação de suporte.
Assim, podemos estabelecer uma cadeia simples:
Fatura → Aprovação → Pagamento → Comprovativo bancário → Recibo → Arquivo
Quando esta cadeia é respeitada diariamente, o processo de controlo torna-se muito mais simples.
Onde entra o Excel?
É aqui que chegamos a uma questão que consideramos importante:
onde é que o Excel entra numa reconciliação bancária tradicional?
A nossa resposta é simples:
não necessariamente precisa de entrar.
O Excel pode ser útil como ferramenta auxiliar, especialmente quando existem grandes volumes de informação ou quando se pretende realizar análises específicas.
Mas uma empresa não deveria precisar de uma planilha para descobrir para onde foi o dinheiro que saiu da sua conta bancária.
Se o pagamento foi realizado corretamente, identificado corretamente, registado corretamente e arquivado corretamente, a informação já deveria estar disponível através do próprio processo financeiro e contabilístico.
Quando uma empresa precisa de construir uma planilha complexa todos os meses para descobrir quais pagamentos correspondem a quais faturas, talvez o problema não esteja na ausência de uma planilha.
Talvez o problema esteja no processo interno.
A reconciliação bancária começa antes do banco
É importante compreender que a reconciliação bancária não começa quando recebemos o extrato bancário.
Ela começa muito antes.
Começa no momento em que a empresa recebe uma fatura.
O técnico responsável pelas compras recolhe e organiza as faturas dos fornecedores.
Avalia-se quais faturas devem ser pagas.
O processo é submetido à aprovação do responsável competente.
Depois de aprovado, segue para a tesouraria.
A tesouraria analisa a documentação.
Confirma o fornecedor.
Confirma a fatura.
Confirma o valor.
Procede ao pagamento.
Regista a operação.
Emite ou obtém os respectivos comprovativos.
A documentação é posteriormente encaminhada para as áreas responsáveis.
O comprovativo de pagamento é associado à respectiva fatura.
O fornecedor recebe a confirmação.
O recibo é obtido.
E, finalmente, todo o processo é arquivado.
Esse processo deve acontecer diariamente.
Não deve ser deixado para o final do mês.
Não deve ser acumulado para o contabilista resolver posteriormente.
Não deve depender de uma planilha criada à pressa para reconstruir os acontecimentos.
A importância da departamentalização
Numa estrutura empresarial devidamente organizada, cada área deve cumprir a sua responsabilidade.
A área de compras identifica e organiza as necessidades e os documentos de aquisição.
A gestão aprova os pagamentos.
A tesouraria executa e controla os pagamentos.
A contabilidade trata o registo contabilístico e o controlo da informação financeira.
A administração acompanha a posição financeira e toma decisões.
Esta divisão de responsabilidades cria um sistema de controlo interno.
E é justamente esse controlo que torna a reconciliação mais simples.
Nas micro e pequenas empresas, naturalmente, uma única pessoa pode acumular várias funções.
O proprietário pode ser responsável pela aprovação.
O contabilista pode também desempenhar funções de tesouraria.
Uma mesma pessoa pode executar, registar e arquivar.
Mesmo nesses casos, o princípio não muda:
as operações devem ser registadas no momento adequado, devidamente identificadas e documentalmente suportadas.
O facto de a empresa ser pequena não significa que deva ser desorganizada.
A reconciliação como consequência do autocontrolo
Uma empresa financeiramente organizada deve conseguir responder rapidamente a perguntas simples:
Quanto dinheiro entrou hoje?
De onde veio?
Quanto dinheiro saiu?
Para quem foi?
Qual foi a finalidade?
Qual documento suporta cada movimento?
Qual é o saldo disponível?
Quais pagamentos estão pendentes?
Quais recebimentos ainda não foram realizados?
Quando a empresa consegue responder a estas perguntas sem precisar de reconstruir meses de operações através de planilhas, significa que existe um nível adequado de controlo operacional.
É este autocontrolo financeiro que permite posteriormente realizar uma reconciliação bancária eficiente.
A reconciliação deixa, então, de ser um processo de investigação.
Passa a ser um processo de confirmação.
Comparamos aquilo que temos registado com aquilo que o banco apresenta.
Se tudo estiver organizado, as diferenças serão facilmente identificadas e justificadas.
Uma boa reconciliação não corrige uma má organização
Este é talvez o principal ponto que queremos deixar neste artigo.
Nenhuma ferramenta consegue substituir uma estrutura operacional deficiente.
Podemos ter Excel.
Podemos ter software.
Podemos ter sistemas ERP.
Podemos ter módulos de tesouraria.
Podemos ter ferramentas de importação automática de extratos bancários.
Mas, se a operação foi mal executada, mal identificada, mal documentada e mal arquivada, a tecnologia apenas irá tornar mais rápido o processamento de uma informação desorganizada.
A tecnologia deve automatizar um processo organizado.
Não deve ser utilizada para esconder a ausência de organização.
Conclusão
A reconciliação bancária no modelo tradicional demonstra-nos uma realidade que continua perfeitamente atual:
o controlo financeiro começa na disciplina operacional.
Registar no momento certo.
Identificar corretamente cada operação.
Manter a sequência dos pagamentos.
Associar cada pagamento à respectiva fatura.
Guardar os comprovativos.
Obter os recibos.
Arquivar a documentação de forma organizada.
E manter os registos financeiros alinhados com os movimentos bancários.
Quando estes princípios são respeitados, a reconciliação bancária torna-se simples.
Por isso, antes de procurar uma planilha de Excel, um software ou uma ferramenta especializada para fazer a reconciliação bancária, talvez seja necessário fazer uma pergunta mais importante:
Como está organizado o nosso processo financeiro?
Porque, no modelo tradicional, a reconciliação bancária não começa no Excel.
Começa na organização.
E uma empresa que consegue controlar corretamente aquilo que entra, aquilo que sai e a documentação que suporta cada operação possui melhores condições para conhecer a sua liquidez, produzir informação contabilística credível e tomar decisões com maior segurança.
No final, a verdadeira reconciliação não é apenas entre o banco e a contabilidade.
É entre a operação, o documento, o registo financeiro, o registo contabilístico e o movimento bancário.
Quando todos contam a mesma história, a reconciliação deixa de ser um problema.