O que é este regime, afinal?
Imagine que a Administração Geral Tributária precisa de verificar a contabilidade de uma empresa.
Num modelo tradicional, essa verificação poderia depender principalmente de documentos em papel, livros, facturas, recibos e outros elementos mantidos fisicamente pela empresa.
Com a evolução tecnológica, o modelo de fiscalização também mudou.
É neste contexto que surge o Regime Jurídico de Submissão Electrónica dos Elementos Contabilísticos dos Contribuintes.
Este regime estabelece as regras para que determinadas informações contabilísticas e fiscais sejam organizadas electronicamente e disponibilizadas à Administração Tributária através de uma estrutura normalizada.
O Decreto Executivo n.º 317/20, de 14 de Dezembro, veio alterar e actualizar a estrutura de dados que deve ser utilizada no âmbito deste regime, aprovado originalmente pelo Decreto Presidencial n.º 312/18, de 21 de Dezembro.
Em termos simples, podemos resumir a finalidade deste diploma da seguinte forma:
Organizar electronicamente os dados contabilísticos para facilitar o controlo e a fiscalização tributária.
E é aqui que aparece um conceito que os profissionais de contabilidade precisam conhecer muito bem: o SAF-T, versão Angola, ou SAF-T (AO).
O que é o SAF-T?
SAF-T significa Ficheiro Normalizado de Auditoria Tributária.
Em termos simples, é um ficheiro electrónico que reúne informações estruturadas provenientes dos sistemas utilizados pela empresa.
A ideia é permitir que essas informações sejam apresentadas num formato normalizado, facilitando a sua análise e utilização pela Administração Tributária.
Por isso, o SAF-T não deve ser entendido apenas como um simples ficheiro que o contabilista exporta quando solicitado.
Por trás desse ficheiro existe toda uma estrutura de dados.
Essa estrutura permite identificar a empresa, os clientes, os fornecedores, os produtos ou serviços, os impostos, as contas contabilísticas, os movimentos contabilísticos e os documentos comerciais, conforme o tipo de ficheiro que estiver a ser gerado.
É precisamente essa estrutura que o Decreto Executivo n.º 317/20 detalha e actualiza.
O que o Decreto Executivo n.º 317/20 veio fazer?
O diploma tem uma característica muito específica.
Ele altera o Anexo da Estrutura de Dados do Regime Jurídico de Submissão Electrónica dos Elementos Contabilísticos dos Contribuintes.
Ou seja, não devemos olhar para este decreto apenas como uma nova obrigação isolada.
Ele define tecnicamente como os dados devem estar estruturados para serem exportados no SAF-T (AO).
O diploma determina, por exemplo, quais são os campos obrigatórios, como os dados devem ser apresentados, quais informações devem constar nos diferentes tipos de ficheiro e como os sistemas devem organizar determinados elementos.
Para quem não trabalha directamente com contabilidade ou tecnologia, isto pode parecer muito técnico.
Mas podemos simplificar.
A empresa possui informações.
Essas informações estão dentro do seu sistema.
O decreto define uma forma padronizada para organizar essas informações.
E essa organização permite que o ficheiro seja gerado de maneira que possa ser interpretado pela Administração Tributária.
Quais informações podem fazer parte do SAF-T?
Aqui está um dos pontos mais importantes para os profissionais.
A estrutura prevista no diploma contempla diferentes grupos de informação.
Entre eles encontramos:
Cabeçalho.
Contém as informações gerais relativas ao sujeito passivo a que o SAF-T diz respeito.
Clientes.
Contém os dados dos clientes utilizados nos documentos e movimentos da empresa.
Fornecedores.
Contém os dados dos fornecedores relacionados com as operações.
Produtos e serviços.
Contém as informações dos produtos ou serviços movimentados pela empresa.
Impostos.
Contém informações relacionadas com os regimes e impostos utilizados nos documentos.
Código de contas.
É particularmente importante para a contabilidade, porque permite identificar a estrutura das contas utilizadas no sistema.
Movimentos contabilísticos.
Aqui encontramos os registos contabilísticos propriamente ditos.
Documentos comerciais.
Incluem documentos relacionados com vendas, movimentação de mercadorias, prestação de serviços, recibos e, conforme o tipo de ficheiro, documentos de fornecedores.
Portanto, quando falamos em SAF-T de contabilidade, não estamos a falar apenas de uma lista de lançamentos.
Estamos a falar de um conjunto estruturado de informações.
O SAF-T de contabilidade deve ser único
Um dos pontos expressamente definidos no diploma é que o SAF-T relativo à contabilidade deve ser único para o período a que diz respeito.
Já no caso do SAF-T relacionado com a facturação, pode existir um ficheiro por estabelecimento quando os sistemas de facturação funcionam de forma independente.
Quando a facturação está centralizada num único sistema, deve ser disponibilizado um único ficheiro.
Este detalhe é importante para os profissionais que trabalham com empresas que possuem vários estabelecimentos.
É necessário perceber como os sistemas estão organizados antes de definir a forma de geração e exportação dos ficheiros.
E se a contabilidade e a facturação estiverem em sistemas diferentes?
Esta também é uma situação bastante comum nas empresas.
Uma empresa pode ter um sistema para facturação e outro para contabilidade.
O Decreto Executivo n.º 317/20 prevê essa realidade.
Quando as aplicações geram ficheiros independentes, estes devem conter informação comum e informação específica.
Entre as informações comuns encontram-se, por exemplo, o cabeçalho, os clientes, a tabela de impostos e os recibos emitidos, quando aplicável.
Depois existem as informações específicas de cada aplicação.
Na contabilidade, encontramos elementos como o código de contas, fornecedores e movimentos contabilísticos.
Na facturação, encontramos elementos como produtos ou serviços e documentos comerciais de venda.
Isto demonstra uma coisa muito importante:
os sistemas não podem ser tratados como ilhas completamente independentes.
É necessário garantir consistência entre as informações existentes no sistema de facturação e as informações utilizadas na contabilidade.
Os sistemas precisam estar preparados
Outro ponto fundamental é que o SAF-T não é criado manualmente pelo contabilista linha por linha.
O ficheiro é gerado pelos sistemas de informação.
Por isso, a qualidade do SAF-T depende, em grande medida, da qualidade da informação existente no sistema.
Imagine, por exemplo, que uma factura foi emitida com determinado cliente.
Se o cliente estiver incorrectamente registado no sistema, essa informação poderá reflectir-se no ficheiro.
O mesmo pode acontecer com produtos, fornecedores, impostos ou contas contabilísticas.
É por isso que a preparação para o SAF-T começa muito antes da exportação do ficheiro.
Começa no cadastro.
Começa na parametrização.
Começa no plano de contas.
Começa na configuração dos impostos.
Começa na forma como os documentos são registados.
E termina na validação do ficheiro produzido.
Atenção aos campos obrigatórios
O Decreto Executivo n.º 317/20 estabelece uma regra simples, mas muito importante.
Na coluna denominada “Obrigatório”, o símbolo de asterisco, representado por *, identifica um campo de preenchimento obrigatório.
Já o símbolo # identifica um campo de escolha alternativa ou dependente de determinadas condições, mediante prova documental.
Para os profissionais de contabilidade e para quem desenvolve ou parametriza sistemas, esta distinção é essencial.
Não basta que o sistema consiga gerar um ficheiro.
É necessário que os campos exigidos sejam correctamente preenchidos.
O SAF-T permite verificar os documentos emitidos
Outro aspecto importante está relacionado com os documentos de venda.
A estrutura do SAF-T prevê que sejam incluídos os documentos de venda e os documentos rectificativos emitidos pela empresa, incluindo os documentos anulados.
Porquê?
Porque a informação permite verificar a sequencialidade da numeração dos documentos dentro de cada série documental.
Isto significa que a anulação de um documento não deve simplesmente fazer desaparecer a sua existência do sistema.
O documento continua a fazer parte do histórico e deve ser identificado como anulado.
O próprio diploma prevê que, quando uma factura emitida por programa de facturação validado pela AGT é anulada, o estado do documento passe de “Normal” para “Anulado”.
Além disso, o software deve conseguir identificar essa situação no documento.
Este mecanismo é importante porque ajuda a preservar a integridade do histórico documental.
Não se trata apenas de facturação
Este é talvez um dos maiores erros de interpretação sobre o tema.
Quando ouvimos falar em SAF-T, muitas pessoas pensam imediatamente em facturas.
Mas o regime é muito mais abrangente.
O SAF-T pode envolver informações contabilísticas, fiscais, comerciais e de inventário, dependendo do tipo de ficheiro.
A estrutura prevista no Decreto Executivo n.º 317/20 contempla diferentes tipos, incluindo:
- Contabilidade integrada com facturação;
- Contabilidade;
- Facturação;
- Recibos;
- Autofacturação;
- Aquisição de bens e serviços;
- Aquisição de bens e serviços integrada com facturação;
- Facturação para o Estado.
Por isso, o profissional deve primeiro identificar qual é o tipo de informação que está a ser solicitado ou gerado e, depois, verificar quais são as tabelas e campos aplicáveis.
O que os profissionais devem realmente reter?
Para um contabilista, auditor, consultor fiscal ou responsável financeiro, existem algumas ideias que devem ficar muito claras.
Primeiro: o SAF-T depende da qualidade dos dados existentes no sistema.
Segundo: a contabilidade e a facturação precisam estar coerentes.
Terceiro: o cadastro de clientes, fornecedores, produtos, serviços e impostos precisa estar correctamente parametrizado.
Quarto: o plano de contas utilizado pelo sistema deve estar correctamente estruturado.
Quinto: os movimentos contabilísticos precisam ser correctamente registados.
Sexto: os documentos anulados não desaparecem simplesmente do histórico.
Sétimo: a sequencialidade dos documentos pode ser verificada através da informação exportada.
Oitavo: os campos obrigatórios precisam estar correctamente preenchidos.
Nono: o ficheiro deve respeitar a estrutura e o formato estabelecidos.
E décimo: a preparação para o SAF-T é uma responsabilidade que envolve contabilidade, gestão e tecnologia.
O que isto muda na prática para uma empresa?
Vamos pensar numa situação simples.
Uma empresa compra mercadorias.
Regista a entrada no sistema.
Depois vende parte dessas mercadorias.
Emite uma factura.
O stock é reduzido.
A venda é registada.
O cliente fica identificado.
O imposto é calculado.
O recebimento é registado.
E os movimentos contabilísticos são processados.
No final, toda essa informação precisa estar coerente.
É justamente aqui que percebemos a verdadeira importância do regime.
A Administração Tributária deixa de olhar apenas para documentos isolados e passa a ter condições para analisar informação estruturada.
Por isso, quanto mais digitalizado e integrado estiver o sistema da empresa, maior será a importância de garantir que os dados estão correctos desde o momento em que a operação acontece.
Uma mudança que exige preparação
O Decreto Executivo n.º 317/20 foi publicado em 2020, mas a sua importância tornou-se ainda maior com o avanço da digitalização da Administração Tributária e com a evolução das obrigações relacionadas com o SAF-T.
A tendência é clara.
A informação fiscal e contabilística está a tornar-se cada vez mais digital.
Isso significa que os profissionais precisam deixar de olhar para o SAF-T como uma questão exclusivamente informática.
Também não deve ser tratado como uma tarefa que começa apenas quando chega o momento da submissão.
O SAF-T começa na própria operação.
Começa quando o cliente é cadastrado.
Começa quando o produto é criado.
Começa quando o imposto é parametrizado.
Começa quando a factura é emitida.
Começa quando o lançamento contabilístico é efectuado.
E termina quando todos esses dados são correctamente estruturados no ficheiro electrónico.
Conclusão
O Decreto Executivo n.º 317/20, de 14 de Dezembro, deve ser entendido como um diploma essencial para compreender a estrutura dos dados contabilísticos e fiscais que os sistemas informáticos devem conseguir organizar e exportar no formato SAF-T (AO).
O seu objectivo não é simplesmente criar mais um ficheiro.
É estabelecer uma linguagem comum para a informação que sai dos sistemas das empresas.
Por isso, para o empresário, a mensagem é simples:
a organização digital da empresa deixou de ser apenas uma questão de modernização.
Ela passou a ser também uma questão de conformidade fiscal.
E, para o contabilista, a mensagem é ainda mais importante:
conhecer o SAF-T já não é apenas conhecer um ficheiro; é compreender como a informação contabilística nasce, é registada, é estruturada e pode ser fiscalizada electronicamente.
Quanto melhor estiver organizada a informação na origem, maior será a qualidade do ficheiro produzido no final.
É esta mudança de mentalidade que os profissionais devem começar a adoptar.