3 Responsabilidades que Nascem com a Legalização do Negócio
Ter uma certidão comercial, um pacto social e um NIF não significa que o processo de constituição de uma empresa terminou. Na verdade, é precisamente a partir da formalização que começam a surgir importantes responsabilidades para o empresário.
Constituir uma empresa é muito mais do que obter documentos que comprovam a sua existência jurídica.
Quando uma sociedade é formalmente constituída — seja uma sociedade por quotas, pluripessoal, unipessoal, anónima ou outra forma prevista na legislação — nasce uma pessoa colectiva com direitos, deveres e responsabilidades próprias.
Entre as principais responsabilidades que acompanham a formalização de um negócio, destacam-se três:
Responsabilidade fiscal;
Responsabilidade contabilística e financeira;
Responsabilidade laboral.
Compreender estas responsabilidades desde o início é fundamental para evitar multas, juros, incumprimentos e outros riscos que podem comprometer a continuidade do negócio.
1. A responsabilidade fiscal começa com a formalização fiscal
Um dos principais erros cometidos por microempresários é pensar que a responsabilidade fiscal começa apenas quando a empresa realiza a sua primeira venda.
Na realidade, a relação da empresa com a Administração Tributária começa com a sua formalização fiscal e obtenção do NIF.
Anteriormente, o processo de constituição através do Guiché Único do Empreendedor ou dos mecanismos de constituição empresarial podia concentrar uma série de procedimentos, incluindo a componente relacionada com o NIF.
Com a evolução dos procedimentos de formalização e a preocupação crescente com o cumprimento das obrigações fiscais, o empresário passou a ter uma responsabilidade maior sobre a regularização da sua situação fiscal.
E aqui está um ponto importante:
Obter o NIF não é apenas receber um número. É iniciar uma relação fiscal com o Estado.
A partir desse momento, a empresa deve conhecer o seu enquadramento tributário e identificar quais são as obrigações que lhe são aplicáveis.
Dependendo da actividade, do regime fiscal e da dimensão do negócio, podem surgir obrigações como:
- Actualização do cadastro fiscal;
Submissão de declarações fiscais;
Liquidação e pagamento de impostos (Caso haja Operações);
Emissão correcta de facturas;
Cumprimento das obrigações relacionadas com o IVA, quando aplicável;
Obrigações relacionadas com o Imposto Industrial, declarações fiscais anuais;
Obrigações relativas ao Imposto sobre o Rendimento do Trabalho (IRT), quando existirem trabalhadores;
Portanto, uma empresa pode estar legalmente constituída e, ainda assim, estar em situação de incumprimento fiscal.
É justamente aqui que muitos empresários são surpreendidos.
2. A responsabilidade contabilística e financeira começa antes da primeira factura
A contabilidade não deve ser vista como uma obrigação que surge apenas no momento em que a empresa precisa entregar uma declaração ao Estado.
A responsabilidade financeira começa muito antes.
Na realidade, ela começa desde a idealização do negócio.
Antes de abrir as portas, o empreendedor já deveria saber:
Quanto precisa investir;
Quais serão os custos iniciais;
Quais serão os custos fixos;
Quanto precisa vender para atingir o ponto de equilíbrio;
Quanto dinheiro precisa para manter a actividade;
Quais são os seus principais custos;
Quanto pode retirar do negócio;
Quanto deve permanecer na empresa;
Como controlar o dinheiro que entra e sai.
Depois da formalização, esta necessidade torna-se ainda maior.
A empresa passa a realizar operações, adquirir bens e serviços, emitir documentos, receber clientes, pagar fornecedores, pagar salários e assumir compromissos.
Tudo isso precisa de controlo e informação.
Por isso, a contabilidade não deve ser encarada apenas como uma ferramenta para "entregar impostos".
Uma boa organização contabilística permite ao empresário saber:
Quanto vendeu? Quanto gastou? Quanto deve? Quanto tem a receber? Quanto tem disponível? Está a ter lucro? O negócio consegue pagar as suas obrigações?
Sem esta informação, o empresário pode estar a vender muito e, ainda assim, estar a perder dinheiro.
Contabilidade não é apenas cumprimento fiscal
É importante separar duas ideias:
Contabilidade para cumprir obrigações
e
Contabilidade para gerir o negócio.
A primeira ajuda a empresa a cumprir as suas obrigações legais e fiscais.
A segunda ajuda o empresário a tomar decisões.
Uma empresa organizada deve procurar utilizar a informação contabilística e financeira como uma ferramenta de gestão e não apenas como uma obrigação burocrática.
3. A responsabilidade laboral também nasce com a existência de trabalhadores
A terceira grande responsabilidade é a laboral.
Muitos pequenos empresários acreditam que as obrigações laborais só aparecem quando começam a contratar vários trabalhadores.
Não é necessariamente assim.
Desde que exista uma relação laboral, surgem direitos e obrigações que devem ser observados.
Um caso particularmente importante é o do sócio-gerente que exerce efectivamente funções na empresa e aufere uma remuneração.
É fundamental compreender que existe uma distinção entre:
A empresa, enquanto pessoa colectiva;
O sócio, enquanto pessoa singular.
São sujeitos juridicamente distintos.
Assim, quando o sócio exerce funções para a empresa mediante remuneração, devem ser analisadas as obrigações decorrentes dessa relação, incluindo as relacionadas com a Segurança Social e demais obrigações laborais e fiscais aplicáveis.
A mesma lógica se aplica aos trabalhadores que a empresa venha a contratar posteriormente.
A empresa deverá observar, entre outras matérias:
Formalização adequada da relação laboral;
Remuneração;
Segurança Social;
IRT, quando aplicável;
Horário de trabalho;
Férias;
Descanso;
Direitos e deveres do trabalhador;
Segurança e saúde no trabalho;
Obrigações perante as entidades competentes.
Ou seja, contratar uma pessoa para trabalhar na empresa não significa apenas combinar um salário e começar a trabalhar.
Existe uma relação jurídica que precisa de ser correctamente estruturada.
O erro de pensar apenas em vender
Um dos maiores problemas entre os microempresários está na forma como o negócio é encarado.
O empreendedor pensa:
"Preciso constituir a empresa porque quero vender."
Ou:
"Preciso de um TPA para receber pagamentos."
Então procura constituir a empresa, abrir uma conta bancária, adquirir um TPA e começar a operar.
Tudo isso é importante.
Mas representa apenas uma parte do negócio.
O verdadeiro problema começa quando o empresário pensa que, depois de obter os documentos e o TPA, já cumpriu todas as suas obrigações.
Não cumpriu.
A empresa entra num ciclo permanente de responsabilidades.
A lógica deve ser esta:
Constituição → Formalização fiscal → Organização contabilística → Organização laboral → Operação → Cumprimento contínuo.
A empresa não deve ser criada apenas para poder vender.
Deve ser criada para operar de forma regular, organizada e sustentável.
Por que razão tantos empresários acabam por pagar multas?
Em muitos casos, não existe necessariamente uma intenção deliberada de incumprir.
Existe simplesmente falta de conhecimento.
O microempreendedor conhece muito bem o seu produto ou serviço, sabe vender e conhece os seus clientes.
Mas pode não conhecer:
O seu regime fiscal;
As suas declarações;
Os prazos fiscais;
As obrigações contabilísticas;
As regras de facturação;
As obrigações perante a Segurança Social;
As regras laborais;
As consequências do incumprimento.
E existe uma diferença importante entre não querer cumprir e não saber que é necessário cumprir.
Para a Administração Geral Tributária, contudo, o desconhecimento da obrigação não elimina necessariamente as suas consequências.
É por isso que a literacia fiscal e empresarial é tão importante.
Constituir uma empresa é assumir responsabilidades
A formalização de um negócio deve ser encarada como uma decisão de responsabilidade.
Quando o empresário constitui uma sociedade, não está apenas a criar um nome comercial.
Está a criar uma estrutura jurídica que passa a ter:
Direitos + Obrigações + Responsabilidades + Riscos + Deveres de prestação de informação.
Por isso, antes de constituir uma empresa, o empreendedor deveria procurar responder a algumas perguntas fundamentais:
Fiscalmente
Qual será o meu enquadramento fiscal? Quais declarações terei de entregar? Que impostos poderei ter de pagar?
Contabilisticamente
Como vou controlar as minhas operações, receitas, despesas, activos, dívidas e resultados?
Financeiramente
Como vou controlar o dinheiro da empresa e separar o dinheiro pessoal do dinheiro do negócio?
Laboralmente
Como vou estruturar a relação com os trabalhadores e cumprir as obrigações laborais e de Segurança Social?
Na gestão
Quem será responsável por acompanhar estas obrigações e garantir que os prazos são cumpridos?
A constituição é apenas o primeiro passo
Obter uma certidão comercial, um pacto social e um NIF é importante, mas não deve ser confundido com o fim da legalização e organização do negócio.
É apenas o início.
A verdadeira maturidade empresarial começa quando o empresário compreende que a empresa precisa de ser acompanhada continuamente nas suas dimensões:
Fiscal + Contabilística + Financeira + Laboral + Jurídica + Operacional.
Quanto mais cedo estas áreas forem organizadas, menor será o risco de o empresário descobrir as suas obrigações apenas quando receber uma notificação, uma multa ou uma cobrança.
Conclusão
Constituir uma empresa deve ser uma decisão acompanhada de conhecimento e responsabilidade.
O objectivo da formalização não deve ser apenas conseguir um NIF, abrir uma conta bancária, adquirir um TPA ou começar a emitir facturas.
O verdadeiro objectivo deve ser criar um negócio legalizado, organizado, controlado e preparado para crescer.
Por isso, antes de perguntar:
"Quanto custa constituir uma empresa?"
o empreendedor deveria também perguntar:
"Quanto custa manter uma empresa correctamente organizada e em cumprimento?"
Porque constituir uma empresa pode ser relativamente simples.
O verdadeiro desafio é mantê-la regular, organizada e financeiramente saudável ao longo do tempo.
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